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Catch-all email: una casella di posta per rimediare agli errori

Gli errori di battitura sono all’ordine del giorno, e un semplice carattere sbagliato digitando un indirizzo può fare la differenza per il corretto invio del messaggio.

Per prevenire situazioni del genere sono stati messi a disposizione dai provider di posta elettronica degli indirizzi speciali, noti come “catch-all email”. Qual è il loro compito principale? Ricevere tutti i messaggi inviati a un indirizzo di posta elettronica errato o inesistente, ma che contenga al proprio interno un dominio corretto. Un indirizzo catch-all riceverà e immagazzinerà qualsiasi e-mail che segua questa classificazione, e nell’articolo di oggi andremo a vedere come utilizzare al meglio questo strumento ed alcuni suoi eventuali punti deboli.

Un account catch-all dev’essere monitorato

Un indirizzo catch-all, come abbiamo visto, è in grado di raccogliere contenuti che normalmente andrebbero persi o restituiti al mittente, fornendo una sorta di “seconda possibilità” per essere ricevuti. Se l’indirizzo del destinatario è infatti digitato in modo errato durante la fase di invio, il messaggio a lui indirizzato non potrà raggiungerlo in alcun modo; con una catch-all email, però, la comunicazione raggiungerà comunque una destinazione, seppur non quella inizialmente prevista.

Una volta immagazzinati i contenuti tuttavia sarà compito di qualcuno in azienda controllarli periodicamente, ed eventualmente reindirizzarli ai destinatari originali. È molto importante far sì che la casella catch-all venga monitorata a frequenza giornaliera, perché il mittente del messaggio, fino a quando non riceverà un feedback dall’azienda o dal provider, non sarà conscio dell’aver sbagliato indirizzo. Pertanto una risposta tempestiva non solo permetterà di rimediare all’errore, ma renderà la propria azienda agli occhi del mittente molto scrupolosa e collaborativa. È ovviamente necessario avvisare il mittente dell’errore, per far sì che incidenti di sorta non si possano più verificare in circostanze future.

Alcuni difetti del catch-all email da considerare

Ovviamente dare la possibilità a mittenti esterni di recapitare mail garantendo una determinata percentuale di errore porta con sé delle conseguenze, assolutamente importanti da valutare prima di procedere ad impostare un indirizzo di questo tipo.
In primo luogo spammer di qualsiasi tipo inviano generalmente messaggi a ogni combinazione di indirizzo mail che riescono a creare. Normalmente la maggioranza di queste mail si perde, ma con una casella catch-all la possibilità che i messaggi molesti riempiano lo spazio a disposizione e altre risorse del server è presente. Proprio per quest’ultimo motivo alcuni provider hanno smesso di fornire la possibilità ai loro clienti di creare indirizzi catch-all.

In secondo luogo, per fare in modo che un account di questo tipo sia utile, è necessario un controllo manuale di tutti i messaggi ricevuti. Oltre a richiedere del tempo prezioso, una verifica del genere può portare chi se ne occupa a leggere messaggi destinati ad altri, contenenti talvolta materiale confidenziale o segreto. In questo caso particolare la mancata ricezione potrebbe paradossalmente essere la possibilità preferibile, permettendo al mittente allertato del fallito invio di ripetere l’operazione con l’indirizzo corretto.

L’ultimo difetto di questa soluzione risiede nella potenziale compromissione della domain authority. La ricezione massiva di messaggi, un bounce-rate superiore alla norma o il riempimento dello spazio a disposizione non contribuiscono in modo positivo alla reputazione del proprio dominio, e un indirizzo catch-all purtroppo ha tutte le caratteristiche per facilitare il presentarsi di queste circostanze.

Come impostare un indirizzo catch-all al meglio

Per ottenere il massimo risultato con il minimo dispiego di risorse, quando si parla di indirizzi catch-all la parola d’ordine è una sola: efficienza.

Come abbiamo già menzionato prima, un controllo manuale dei messaggi è fondamentale per individuare i pochi contenuti degni di essere recuperati; il modo migliore per minimizzare le dimensioni del campione da esaminare è quello di razionalizzarlo a monte, tramite software appositi. È possibile, infatti, sfruttando al meglio le possibilità offerte dal proprio provider, impostare regole che inviino i messaggi di spam direttamente nell’apposita cartella, cestinino ciò che deve essere eliminato e, soprattutto, inoltrino automaticamente le email considerate pertinenti. Questo lavoro a monte permetterà di eseguire un controllo manuale molto più veloce, senza intaccarne in alcun modo il risultato finale.

Un indirizzo catch-all può essere un’ottima soluzione per non perdere delle email davvero importanti, impedendo che queste vengano rispedite al mittente a propria insaputa. Configurare al meglio un account per limitare il “rumore di fondo” è il primo passo da fare per aiutare i propri clienti, in modo che comunichino quanto più facilmente possibile con l’azienda.