Programmare invio mail: i vantaggi di questa strategia

Nelle campagne marketing l’invio dei contenuti deve seguire una pianificazione strategica. Per far sì che i giusti messaggi raggiungano i loro destinatari con le tempistiche ottimali, è necessario utilizzare tutti gli strumenti a disposizione, tra cui i software dedicati all’invio delle mail.

Stabilire con anticipo quando verranno condivise queste comunicazioni permetterà non solo decidere con anticipo quando far partire una campagna, ma anche di creare un “flusso” di invii, che servirà come base per analizzare l’andamento della campagna.

Nel digital marketing il poter programmare invio mail risulta essere molto utile in diverse circostanze. Nello specifico, le DEM promozionali e le newsletter vengono giornalmente calendarizzate in base agli obiettivi da raggiungere, ad alcune azioni dei destinatari e i conseguenti feedback (riparleremo di questo aspetto nel prossimo paragrafo) e al rapporto con gli altri canali utilizzati (combinazione di mail, sms, social e display adv in concomitanza di un evento/circostanza).

Prima di vedere con un esempio pratico come programmare invio mail, cerchiamo di capire qual è la differenza tra i messaggi programmati e quelli automatici!

Gli invii programmati permettono di pianificare, più avanti nel tempo, l’invio di email a contatti selezionati. Questo tipo di procedura è utile in servizi come le DEM, dove sapendo a che ora inviare email professionali in Italia è possibile raggiungere il massimo tasso di apertura. Come anticipato, anche la combinazione di più canali permette di programmare invio mail in concomitanza con altre comunicazioni, raggiungendo gli utenti in più touch points e costruendo una narrazione coerente.

Gli invii automatici, invece, consentono di creare singoli messaggi che vengono inviati dal software solo e soltanto quando certe condizioni si verificano. È possibile impostare tali criteri con estrema precisione, scegliendone anche tempistiche di invio. Ecco alcuni esempi di invio automatico:

- Il software controlla una volta a settimana se un utente non ha aperto un messaggio email, per un arco di tre mesi, e gliene invia uno ulteriore di re-engagement;
- Una email viene inviata automaticamente al verificarsi di condizioni come la registrazione sul sito, un acquisto sull’e-commerce o la richiesta di modifica della password dell’account;
- Ad ogni nuova pubblicazione di post sul blog aziendale è possibile mandare una mail che ne segnali l’uscita (questo invio automatico è diverso dalla newsletter, che a tutti gli effetti è un messaggio programmato).

Ora che abbiamo visto come programmare invio mail, le circostanze d’uso e la differenza con gli invii automatici, elaboriamo attraverso un esempio come un’azienda potrebbe sfruttare un simile strumento.

Supponiamo dunque che una realtà operante nel settore del travel, che si occupa di gestire la comunicazione per una piccola catena di alberghi, desideri comunicare in modo tempestivo ed efficiente con la sua base d’utenza in target.

Tale azienda potrebbe, attraverso messaggi programmati finalizzati alla lead generation, inviare a dei contatti selezionati email promozionali con sconti per pernottamenti e pacchetti dedicati alle coppie o alle famiglie. Programmando l’invio ai giusti orari, sarà possibile massimizzare le chances che questi messaggi vengano aperti e letti, dando il via ad un funnel che porterà naturalmente alla generazione di lead.

Così come per i nuovi lead, questa realtà può anche programmare invio mail in ottica di lead nurturing. In che modo? Attraverso contenuti periodici, come la già citata newsletter, oppure tramite operazioni di re-engagement, ricontattando clienti passati e proponendo loro soluzioni dedicate per un loro eventuale pernottamento futuro. In tali circostanze, il confine tra messaggi programmati e invii automatici è molto labile, ma ancora presente.

Un’ultima modalità di azione, questa volta completamente automatizzata, riguarda tutti gli invii tempestivi al verificarsi di condizioni specifiche. Come abbiamo discusso nel paragrafo precedente, quando un utente si registra nel sito e, in questo caso, prenota una stanza o un appartamento, può ricevere in automatico una mail di conferma della procedura e/o un’indicazione precisa per le modalità di pagamento. Per scoprire le infinite possibilità dell’email marketing automation, vi rimandiamo al nostro articolo dedicato.

Come abbiamo visto, programmare invio mail risulta essere una componente molto importante all’interno di qualsiasi strategia di performance marketing. Per sfruttare al meglio tutte le possibilità offerte da questo strumento e integrarlo al meglio all’interno di una comunicazione multicanale, vi suggeriamo di contattarci subito, per iniziare da subito a identificare gli obiettivi da raggiungere e come ottenere i massimi risultati dalle vostre campagne.